Customer Service Representative - Envigado, Colombia - Nordson

Descripción

Gestionar con Éxito todas las responsabilidades y deberes asignadas el área de Servicio al cliente, con el fin de garantizar la satisfacción del cliente externo e interno.

PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

• Procesar de forma correcta y oportuna, órdenes de compra, cotizaciones y o solicitudes de clientes internos o externos.
• Procesar en el sistema correcta y oportunamente (dentro de las 24 horas siguiente a su llegada), las Órdenes de Compra recibidas de los clientes.
• Verificar y validar rigurosamente toda la información contenida en las OC de los clientes (NIT, razón social, numero de parte, descripción, cantidades, valores, precios, descuentos, anotaciones o indicaciones especiales, fechas, cantidades, condiciones de pago etc.) antes de procesarlas.
• Informar y gestionar oportunamente y a quien corresponda, las inconsistencias en las OC, para que estas puedan ser cambiadas por el cliente y/o gestionadas por el vendedor.
• Descargar diariamente las Órdenes de Compra llegadas a través de los portales de los clientes.
• Ceñirse a la matriz de descuentos, para el procesamiento de los Ordenes de Compra que incluyan algún tipo de descuento y en caso de ser necesario, asegurarse de tener los respectivos soportes de aprobación.
• Confirmar a los clientes la recepción y procesamiento de sus pedidos dentro de las 24 horas siguientes a la llegada de estos.
• Informar a cada cliente, acerca de la estimación de entrega de cada uno de sus pedidos, basándose en información real y verÃdica suministrada por el ERP local, el sistema de Nordson y/o el área de logÃstica.
• Actualizar oportunamente las fechas de entrega de los pedidos, en los respectivos portales de los clientes.
• Generar diariamente al área de almacén, la solicitud de los Ãtems a liberar (a través del proceso de Picking).
• Generar diariamente al área de almacén las Entregas (Remisiones) de los Ãtems liberados y que serán enviados a los clientes. Dichas remisiones deben generarse a más tardar hasta las 12:00 am.
• Gestionar diariamente los vales de entrega, Números de ingreso, MIGOS, radicados, etc que se requieren de ciertos clientes para la elaboración de las facturas.
• Anular diariamente las Remisiones que no pudieron ser despachadas.
• Generar las facturas diarias, de acuerdo a las remisiones confirmadas y verificadas previamente por almacén. Dichas facturas deberán generarse a más tardar hasta las 3 pm y deberán coincidir con las indicaciones solicitadas por los clientes.
• Verificar diariamente en la plataforma del proveedor tecnológico de facturación electrónica, la transmisión correcta de las facturas electrónicas y reportar al área contable, cualquier novedad al respecto.
• Verificar con el área de cartera y con la Gerencia de Administrativa y Financiera los clientes bloqueados y/o los clientes con condiciones especiales de pago. Entregar oportunamente al área de LogÃstica, todos los documentos requeridos para el correcto despacho de los materiales, cumpliendo con las indicaciones de los clientes (OC

- ́s, facturas, remisiones, etc).

• Informar al área de almacén y despachos, las indicaciones o instrucciones especiales del cliente para el envÃo de sus pedidos.
• Realizar una correcta y permanente depuración de las OC ingresadas al _order entry _y que lleven más de 60 dÃas abiertas. Gestionar oportunamente la aprobación de la Gerencia Administrativa y Financiera

-de todos los requerimientos de anulación de entregas y/o de elaboración de Notas Crédito, las cuales deben estar debidamente justificadas por escrito. Elaboración correcta y oportuna de las anulaciones requeridas o solicitadas por los
-clientes, previa autorización de la de la Gerencia Administrativa y Financiera.

• Dar respuestas oportunas y acertadas a las solicitudes de información de los clientes internos y externos en cuanto a estatus de órdenes, disponibilidad de inventario, precios, etc.
• Brindar información a clientes internos y externos cuando sea solicitada telefónicamente, verbalmente, por correo electrónico o por cualquier otro medio habilitado.
• Informar oportuna y anticipadamente a los clientes, acerca de las demoras o novedades en la entrega de sus pedidos.
• Mantener al dÃa, en orden y en forma adecuada el archivo fÃsico y digital de los clientes.
• Gestionar internamente todos los requerimientos de los clientes, alineándolos con los procesos y polÃticas de la compañÃa.

-soliciten los clientes.

• Realizar la recepción y registro de las quejas, inconformidades y reclamos de los clientes, los cuales deberán ser informados a la Gerencia Administrativa y Financiera.
• Gestionar internamente todos los requerimientos de los clientes, alineándolos con los procesos y polÃticas de NAL.
• Gestionar oportunamente el cargue y actualización de precios en el ER