PR - Asistente Administrativo (CVM) - Bogotá, Colombia - SGS

Descripción

Asistir a la administración local en la actualización, mantenimiento y trámite de todos los asuntos administrativos que la compañía requiere para el óptimo funcionamiento tanto de manera interna como externa, requeridos.

Mantener informado al jefe directo el estado de las actividades a su cargo.

· Asegurar la supervisión y control de las actividades administrativas que conlleva las áreas operativas.

· Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos que rigen el sector.

· Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la compañía; identificando desviaciones del sistema o de los procedimientos para la realización de las actividades, inicio de acciones para prevenir o minimizar tales desviaciones.

· Asegurar que se cuenta con el soporte técnico necesario para el buen funcionamiento del equipo de cómputo y la seguridad de la información.

· Asegurar su participación en la detección de acciones correctivas, preventivas y planes de mejora.

· Asegurar la participación en las auditorias tanto internas como externas, programadas por sector/área funcional

· Debe asegurar su participación en las actividades programadas por el PIC establecido por la compañía y áreas funcionales.

· Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

· Atender e informar a las partes interesadas sobre los procesos a su cargo.

· Archivar y llevar el control de los documentos del área.

· Dar respuesta oportuna a todas las solicitudes e inquietudes por partes de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los diferentes procedimientos administrativos.

· Crear RQ en SYSLOG

· Tramitar los anticipos

· Reportar a la SIC responsable asignado el no pago de la verificación metrológica y reportar el pago de un titular a la SIC

· Acceso al sistema de investigación en listas y retener procesos incompletos

· Realizar acceso para: crear y modificar OL en el sistema; actualizar las bases de datos de programación y modificar OL (Cantidades y precintos).

· Notificar demoras en el cargue de documentos.

· Crear e imprimir facturas, notas crédito, notas débito, provisiones en SYSCMC

· Autoridad de decisión a la hora de crear una Nota crédito y factura reemplazo

· Las demás que le sean asignadas, inherentes a su cargo.

· El colaborador puede tener los siguientes énfasis descritos en el documento MATRIZ DE CUALIFICACIÓN DEL PERSONA

Formación académica: Técnico, Tecnólogo, o Estudiante de últimos semestres de Derecho, Administración, Mercadeo, Ingenierías o afines.

Experiencia: 6 meses en cargos relacionados con el mercadeo, ventas, administración, logística o administración de recursos o actividades afines a la labor.

Conocimiento técnico: Manejo de Office. Excel básic

Salario: $ prestaciones de ley