Asistente Administrativa y Tesorería - Cundinamarca, Colombia - Compañía Multinacional

Descripción

Misión del cargo:

Contribuir la gestión administrativa de la oficina desarrollando actividades enfocadas a la asistencia personal de lo que requiera la Familia, tales como labores de atención, agendamientos de citas, coordinación de temas administrativos con proveedores de servicios, entre otros. El rol incluye el manejo de las cuentas bancarias de la Familia y el control de tesorería de la oficina.

Responsabilidades:

• Organizar las agendas de la familia, citas médicas, reservaciones, coordinación de transportes, agenda de reuniones y cualesquiera otras actividades derivadas de los roles de asistencia personal.
• Coordinar los trámites administrativos necesarios para apoyar a la Familia y el negocio en sus actividades y operaciones diarias.
• Ejecutar transferencias bancarias y pagos en las diferentes sucursales bancarias donde la familia así lo requiera.Asegurar el manejo de caja menor.
• Apoyar en la solicitud de ordenes de compras a los clientes y proveedores que aplique y en cuanto se reciban remitirlas al área contable.
• Validar que se emitan mensualmente todas las facturas.
• Asegurar el manejo de la Tesorería de la Familia incluyendo el pago de tarjetas de crédito y el control de sus cuentas bancarias.
• Realizar los comprobantes de egresos en el sistema contable.
• Recibir y hacer llamadas requeridas por los accionistas de la Compañía y familia. Y atender los tramites que surjan de estos.
• Realizar seguimiento al correo de recepción de facturas para gestionar el envío al área responsable de la causación contable.
• Consolidar soportes de gastos de tarjetas de crédito y legalización de viajes y asegurar la entrega oportuna al área contable.
• Asegurar una adecuada comunicación con todos los proveedores de servicios de la familia.
• Archivo, despacho y recepción de correspondencia, elaboración de cartas, cheques, reservas de salas para reuniones, reservas de hoteles y tiquetes entre otros.

Formación Académica: Técnico Auxiliar Administrativo y/o Contable o en asuntos financieros.

Experiencia: Mínimo 2 años en cargos administrativos como asistente personal y manejo de bancos y dineros en efectivo.