- Gestión de la correspondencia y el correo electrónico: Llevar el control de la correspondencia que entra y sale de la empresa, así como filtrar, responder o reenviar al departamento que corresponda los emails recibidos.
- Recepción de visitas en la oficina: Brindar asistencia y atención a los clientes o visitantes que llegan a la empresa.
- Organización del archivo en la oficina, ya sea en formato físico o electrónico, con el fin de facilitar el acceso a la información y documentación necesaria y mantener un flujo eficiente de datos dentro de la organización.
- Conocer y llevar al día las gestiones empresariales con la Administración Pública con las que el departamento tenga relación.
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recepcionista administrativa
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recepcionista administrativa - RICAURTE, Colombia - AGENCIA G2
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Descripción
1Atención telefónica o chat online: Contestar llamadas y consultas y dirigirlas al personal correspondiente, así como tomar nota de los mensajes.
Gestión de documentos:
Clasificar, archivar y mantener actualizados los documentos y registros de la empresa.
Esto puede incluir la creación y actualización de bases de datos, así como la preparación y organización de informes y presentaciones.
Realizar tareas administrativas básicas:
Gestionar facturas, albaranes, costes de pedidos, compras y suministros de la empresa o cualquier otro tipo de operaciones auxiliares (calcular nóminas de la plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.).
Comunicaciones internas de la empresa:
Comunicar toda la información útil al resto de los departamentos, trabajadores y superiores de la empresa.
Coordinación de reuniones y eventos:
Tener al día la agenda de reuniones, citas y eventos internos o externos, asegurándose de contar con los recursos necesarios, como salas de reuniones, equipos audiovisuales, catering, etc.
Procesamiento de datos:
Ingresar y mantener actualizada la información en sistemas informáticos, hojas de cálculo y bases de datos.