Asistente Administrativo II - Palmira, Colombia - Alliance Bioversity & CIAT

Descripción

Job Description
Acerca de la posición

La unidad de Gestión de subvenciones se encuentra en la búsqueda de un Asistente que tendrá como objetivo principal apoyar los procesos administrativos de subcontratos institucionales de investigación, especialmente para el proyecto CSICAP "Fortalecer la capacidad de adaptación del sector agropecuario frente a fenómenos de variabilidad y cambio climático", el cual busca reducir la vulnerabilidad de la producción agropecuaria y de los segmentos más vulnerables de la población rural, especialmente las mujeres, frente a las amenazas de la variabilidad climática y el cambio climático.

La posición tendrá su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Américas, situado en el Campus de Palmira, Colombia.

Responsabilidades

Administración de Subcontratos:

• Colaborar en la recopilación y compilación de documentación de los socios para el proceso de debida diligencia (nuevos socios) y garantizar comprobaciones periódicas de la información de los socios vigentes.
  
• Apoyar al equipo en el proceso de evaluación del desempeño de los socios, procesos de cierre, verificaciones en sistemas de administración de riesgo; y garantizar la gestión adecuada de los datos en el sistema institucional y librerías internas de archivos.
  
• Elaborar los borradores de los subcontratos "derivados" y "otrosí" para el cumplimiento de los requisitos del Ministerio y/o financiador principal.
  
• Facilitar la comprensión por parte de los socios de los requisitos de presentación de entregables, informes y otros requisitos establecidos contractualmente.
  
• Registrar los documentos de subcontratos y "otrosí" en el sistema institucional y comunicarse oportunamente con las partes interesadas internas sobre los requisitos de cumplimiento.
  
• Asistir al equipo en la generación de requisiciones/formularios para el pago a los socios.
  
• Realizar seguimiento constante a los activos fijos de los socios, incluyendo control, gestión y diligenciamiento de formatos, además, realizar registro fotográfico de los mismos y seguir los procesos establecidos por el Ministerio y/o financiador principal.
  
• Acompañar las reuniones y comités que disponga la Alianza, el Ministerio y/o financiador principal recopilando información general de la planeación, la implementación de los componentes del proyecto (activos fijos, compras, ejecución en general) y demás que las partes dispongan.
  
• Dar apoyo en la revisión y control de las pólizas que los socios generen para los convenios de manera anual.
  
• Colaborar con los procesos de cierre de los subcontratos y elaborar los borradores de las actas de liquidación para cada uno de los convenios firmados con los socios de acuerdo con los periodos de ejecución del proyecto y disposiciones que el financiador principal requiera.
  
• Dar soporte en el seguimiento de las matrices de riesgo tanto a nivel del Centro como de los socios.
  
• Apoyar los procesos de revisión y visitas por parte del Ministerio y/o financiador principal.
  

Gestión de la información, comunicación y capacitación:

• Ayudar con la elaboración de comunicaciones escritas como: cartas de presentación, presentación de informes, gestión de documentos escritos, entre otros.
  
• Dar soporte en responder y proporcionar actualizaciones periódicas sobre los acontecimientos importantes que se produzcan en relación con el proyecto financiado.
  
• Apoyar la gestión y mejora de los sistemas de gestión de la información (bases de datos, espacio Intranet, sistemas de archivo, etc.).
  
• Apoyar el desarrollo de procesos y herramientas mejoradas para la administración de subcontratos.
  
• Apoyar en proporcionar los listados mensuales de la Unidad para reportar informes pendientes y próximos a presentar, y al mismo tiempo hacer seguimiento de los requisitos de cierre de proyectos y colaborar en las comprobaciones de las condiciones de cierre de subvenciones y subcontratos en el sistema institucional (actualizaciones y comprobaciones).
  

Requirements

Educación y Requerimientos

• Tecnólogo administrativo con formación en ofimática o cursos relacionados a la vacante.
  
• Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organización internacional o sin ánimo de lucro.
  
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
  
• Nivel básico-intermedio de inglés (oral y escrito).
  

Competencias

• Orientación al cliente y enfoque de servicio.
  
• Manejo de buenas relaciones interpersonales.
  
• Comunicación efectiva.
  
• Trabajo en equipo y colaboración.
  
• Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades.
  
• Atención al detalle.
  
• Proactividad e iniciativa, con capacidad de trabajo independiente.
  

Benefits

Términos de vinculación

Esta convocatoria es de alcance nacional, en un nivel BG05 una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el más
alto.
Esta es una búsqueda nacional colombiana y se administrará a través de un contrato a término fijo de un (1)
año, sujeto a un período de prueba de acuerdo con la legislación local y es renovable según el desempeño y la
disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de
investigación académica, con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una institución que cree que
la diversidad contribuye a la excelencia, que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y, en
consecuencia, no discrimina por raza, color, religión, genero, identidad, orientación sexual, nacionalidad, etnia,
edad, estado civil u otra característica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posición.

Aplicaciones

Las aplicaciones deben enviarse a la oficina de Recursos Humanos vía e-mail a la dirección electrónica:
adjuntando su hoja de vida y carta de presentación donde expongan su idoneidad
para el puesto mencionado las cualificaciones, competencias y aptitudes. El asunto del correo debe indicar
claramente: "Aplicación: Asistente administrativo II – Unidad de Gestión de Subvenciones".
Fecha de cierre de la convocatoria: abril 11, 2024

Requirements
- Tecnólogo administrativo con formación en ofimática o cursos relacionados a la vacante.
• Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organización internacional o sin ánimo de lucro.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Nivel básico-intermedio de inglés (oral y escrito).