Solicitamos Auxiliar Administrativo

Resumen del trabajo. 

Buscamos un asistente administrativo que preste apoyo al departamento administración para garantizar el buen funcionamiento diario. Esto incluye comunicación cruzada entre departamentos, trabajo administrativo y tareas de asistente.

Responsabilidades

• Gestión de tareas de oficina como la elaboración de reportes, archivo, reordenación de suministros, presentaciones y preparación de reuniones.
• Asistir a las reuniones para levantar acta.
• Mantener una comunicación profesional y educada por correo electrónico, correo postal y teléfono.
• Responder a las llamadas telefónicas y desviar a las personas que llaman a la persona adecuada.
• Anticiparse a cualquier necesidad para garantizar una experiencia positiva y sin contratiempos.
• Prestar apoyo en tiempo real concertando citas y evitando conflictos.
• Realizar tareas generales de oficina, como pedir suministros, mantener sistemas de bases de datos de gestión de registros y llevar una contabilidad básica.
• Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas concretas. 
• Gestionar los preparativos del viaje, como la reserva de vuelos y coches, y las reservas de restaurantes y hoteles.
• Utilizar ordenadores para generar documentos, reordenar suministros, tomar notas de reuniones y crear presentaciones.
• Realizar investigaciones, recopilar datos y preparar documentos para su examen y presentación por ejecutivos, comités y consejos de administración