Marcela Ovalle Narvaez

Administrativa con más de 6 años de experiencia gestionando procesos clave en áreas como compras, talento humano, apoyo contable y facturación electrónica. Mi trayectoria se ha enfocado en la optimización de procesos administrativos, la coordinación eficiente de recursos y el cumplimiento riguroso de procedimientos internos.

Me destaco por mi enfoque proactivo, alta capacidad de organización y compromiso con la mejora continua. He contribuido a la eficiencia operativa de las organizaciones mediante la implementación de soluciones prácticas y el seguimiento detallado de cada proceso.

Busco integrarme a equipos donde la profesionalidad, la ética y la calidad del trabajo administrativo sean pilares fundamentales. 
 

Chemioil Colombia Services SAS / Asistente Administrativa Supernumeraria

Octubre 2.024 hasta octubre 2.025

Funciones:

• Atención a proveedores y contratistas.
•  Llevar el control de inventarios de envases para producción.
• Proceso de compras: cotizar, realizar la negociación, generar orden de compra, adquisición y seguimiento de los productos adquiridos.
• Control de ingreso solicitar planillas de seguridad social a visitantes, proveedores y contratistas.
• Control de productos recibidos.
• Cotización de pólizas de seguros y negociar condiciones.
• Organización de archivo.
• Hacer pedido de suministros para cafetería, aseo y papelería mensualmente.
• Realizar pedidos conforme a los requerimientos del área HSEQ.
• Gestionar y distribuir la correspondencia entrante.
• Mantener actualizada las bases de datos en las plataformas correspondientes.
•  Solicitar a los proveedores los documentos relacionados con el mantenimiento.
• Marcar muestras de productos químicos.
• Solicitar la documentación necesaria para el registro y evaluación de nuevos proveedores. 
• Apoyo en procesos licitatorios y manejo de plataformas
   

Corporación Educativa Minuto de Dios/ Asistente Administrativa

Noviembre 2.023 hasta julio 2.024 

Funciones:

• Gestión y elaboración de informes de mantenimiento infraestructura física de la sede a cargo.
• Contacto con proveedores solicitando cotizaciones garantizando así el abastecimiento de los productos.
• Creación de proveedores.
• Elaboración de órdenes de compra, asegurando la correcta recepción de productos y servicios finalizando el proceso realizar recibido conforme.
• Solicitud de anticipos a proveedores mediante plataformas especializadas.
• Realizar presupuestos para eventos y ejecutarlo.
• Reporte de incapacidades, licencias, permisos y seguimiento de biométrico.
• Revisión y aprobación de nomina
• Manejo de personal
• Manejo de caja menor y legalización.
• Proceso de contratación (afiliación a ARL, seguridad social y caja de compensación)
• Solicitud y entrega de dotación

Hebesta / Asistente Administrativa

Marzo 2.022 hasta agosto 2.023

Funciones:

• Hacer inventarios de productos terminados diariamente y realizar cierres los días lunes para facturar al proveedor.
• Actualización de inventarios de los productos en stock.
• Manejo de caja menor y tarjeta debito de la empresa.
• Gestión y seguimiento del proceso de compras de la empresa (solicitud de cotizaciones); garantizando la legalización por medio de factura electrónica.
• Coordinación de los equipos de trabajo a cargo aseo y mantenimiento locativo delegando tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
• Realizar reporte de novedades (incapacidades, licencias, permisos no remunerados)
• Revisión y aprobación de nómina mensualmente. 
• Procesar entrevistas y aplicación de pruebas.
• Elaborar certificaciones laborales a solicitud.
• Liderar el programa de aseo de la planta garantizando que siempre se encuentre en perfecto orden y aseo.
• Manejo del programa Siigo (remisiones, facturación electrónica, entradas de materia prima y ordenes de producción) y Sicoq (reporte de sustancias controladas diariamente).
• Apoyo al jefe de planta en todas las áreas y en caso de ausencia o vacaciones liderar todos los procesos (producción, despachos, logística, recepción de productos) y manejo de personal de la planta.
• Entrega de EPP a los trabajadores.

Colegio Cardenal Luque/ secretaria Académica

Febrero 2.018 hasta noviembre 2.021

Funciones:

• Recepción personalizada de los padres de familia y visitantes atendiendo sus solicitudes.
• Atención telefónica y canalización de llamadas.
• Emisión de facturación electrónica y subir los egresos al programa contable Siigo.
• Mantener actualizada la base de datos de estudiantes y docentes.
• Redacción de comunicados y correos a solicitud de la rectora.
• Organización y clasificación de documentación.
• Gestión y actualización del archivo.
• Envío de documentación requeridas por los padres de familia (certificaciones, constancias, paz y salvos, duplicados de diplomas)
• Recepción y reparto de la correspondencia que llega a la Institución.
• Control de existencias de material de oficina y realizar pedidos a proveedores.
• Finalizando el año realizar las respectivas menciones de honor por cursos, diplomas, actas de grado y demás papelería solicitada para dicho proceso.
• Realizar el proceso de matrícula de los estudiantes (recepción de documentación, emisión de factura electrónica, revisión de soporte de pago y legalización de la matrícula).
• Manejo de SIMAT.

Computenjo/ secretaria

Enero 2.017 hasta noviembre2.017

Funciones:

• Atención a clientes
• Ventas de productos de papelería
• Recepción del dinero de las ventas diarias. 
• Apoyo a los clientes con la emisión de los diferentes documentos requeridos para contratación (antecedentes, recomendaciones personales, certificado EPS y fondo de pensión) 
• Emitir recibos de impuesto vehicular y predial.
• Recepción de equipos de cómputo para ser revisados por el área a cargo.
• Elaboración de documentos (cartas, cuentas de cobro, contratos de arrendamiento, transcripción de documentos en general)

Ecopetrol/ Asistente Administrativa (prácticas)

Enero 2.016 hasta julio 2.016

Funciones:

• Hacer seguimiento y actualización de la agenda de mi jefe inmediato. 
• Manejo de archivo (clasificación de documentación y organización del mismo. 
• Realizar pedido de suministros de papelería y equipos de oficina.
• Apoyo en tareas generales de la oficina.
• Atención de llamadas telefónicas y canalización. 
• Distribuir los suministros de papelería del área a cargo.
• Agendamiento de espacios para reuniones. 

Diplomado en Gerencia de Calidad 

Fundación de Educación Superior San José

2.023

Administrador de empresas

Fundación de Educación Superior San José

2.023

Tecnólogo en Gestión Administrativa

Sena

2.021

Formación de Lideres con Talento, Integrales y Competitivos

Sena-40 horas

2.019

Técnico en Asistencia Administrativa

Sena

2.016

Curso presencial Técnicas de ventas

Sena

2.011